هشدار کلامی در مقابل کتبی
تفاوت بین هشدار شفاهی و هشدار کتبی ممکن است در نگاه اول نسبتاً واضح به نظر برسد. اخطار شفاهی و اخطار کتبی، به ویژه در زمینه قانونی، نشان دهنده مراحل یک اقدام رسمی انضباطی و/یا اصلاحی است. برای کسانی از ما که با این شرایط آشنا نیستیم، هشدار شفاهی و اخطار کتبی در درجه اول در خط مشی های انضباطی شرکت وجود دارد و اکثر شرکت ها چنین هشدارهایی را به عنوان بخشی از یک رویه اصلاحی صادر می کنند. به طور سنتی، این اصطلاحات در مجموع به عنوان مجموعه ای از مراحل انجام شده برای انضباط یک کارمند یا اصلاح عملکرد او در محل کار تعریف می شوند.این مراحل نه تنها به هشدارهای شفاهی و کتبی محدود نمی شود، بلکه شامل تعلیق و/یا خاتمه نیز می شود. اما دغدغه این مقاله تنها اخطار شفاهی و کتبی است که می توان آن را از این جهت تشخیص داد که اخطار شفاهی مقدم بر اخطار کتبی است. علاوه بر این، باید توجه داشت که در حالی که اکثر شرکت ها به شدت به این مراحل اقدامات انضباطی پایبند هستند، دیگران ممکن است چنین رویه هایی را کمی متفاوت انجام دهند.
هشدار شفاهی چیست؟
اصطلاح اخطار شفاهی به عنوان هشداری تعریف شده است که توسط مدیر یا سرپرست کارمند در مورد نظم و انضباط و/یا یک مشکل عملکردی صادر می شود. معمولاً در طول مکالمه بین کارمند و سرپرست صادر می شود. اخطار شفاهی نشان دهنده اولین گام در فرآیند اصلاحی است. هدف از پشت چنین هشداری این است که کارمند را از عملکرد یا رفتار خود آگاه کند و از این طریق فضا را برای اصلاح چنین عملکرد یا رفتاری باز کند.این موضوع می تواند نقض استانداردها یا قوانین شرکت، ارتکاب تخلفات جزئی مانند غیبت مداوم یا انجام کار نامطلوب باشد.
هنگام اخطار شفاهی، سرپرست یا مدیر باید رویه عادلانه ای را دنبال کند. رویه در صدور اخطار شفاهی ممکن است از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشد. با این حال، به طور کلی باید مراحل خاصی مانند صدور اخطار به صورت خصوصی، بیان مشکل به طور خاص، دادن فرصت به کارمند برای توضیح سمت خود، بیان شفاف عملکرد مورد انتظار و استانداردهای مورد نیاز کارمند و در نهایت، اتخاذ کند. مستند مکالمه ای که طی آن اخطار شفاهی صادر شده است. این هشدار شفاهی مستند معمولاً باید شامل نام کارمند، تاریخ اخطار، مشکل و عملکرد مورد انتظار باشد. مستندات یک هشدار شفاهی نشان دهنده یک سابقه غیررسمی از آن است و در پرونده کارمند قرار می گیرد. هدف نهایی یک هشدار شفاهی این است که به کارمند فرصت دیگری برای اصلاح رفتار یا عملکرد خود بدهد.این شبیه دریافت یک شانس دوم است.
هشدار شفاهی در حین مکالمه صادر می شود
هشدار کتبی چیست؟
به زبان ساده، اخطار کتبی هشداری است که به صورت کتبی صادر می شود. به طور سنتی به عنوان نامه ای که به یک کارمند نوشته می شود تعریف می شود. این نوع نامه به طور خاص مشکلات مربوط به عملکرد یا رفتار وی را بیان می کند و عواقب آن را در صورت عدم اصلاح یا بهبود در مدت زمان مشخص بیان می کند. اخطار کتبی نشان دهنده مرحله دوم در روند اقدامات اصلاحی و انضباطی است. به طور کلی، یک اخطار کتبی به دنبال یک هشدار شفاهی است. بنابراین، قبلاً به کارمند اخطار شفاهی داده شده است و عدم بهبود یا عدم اصلاح رفتار موضوع منجر به اخطار کتبی می شود.بنابراین، اخطار کتبی جدی‌تر از تذکر شفاهی است.
شرکت ها در شرایطی که اخطار شفاهی قبلاً در اصلاح موضوع مذکور ناکام بوده یا کارمند همان تخلف یا تخلف را تکرار کرده باشد، اخطار کتبی می دهند. اخطارهای کتبی معمولاً در موارد مربوط به غیبت، زبان توهین آمیز، آسیب به اموال شرکت، عملکرد نامطلوب، فقدان وقت شناسی و موارد دیگر از جمله ارتکاب جرائمی مانند خشونت یا مصرف مواد مخدر داده می شود. به طور معمول، کارمند باید اخطاریه حاوی اخطار کتبی را امضا کند و یک نسخه از آن در سوابق کارمند قرار داده شود و به بخش منابع انسانی داده شود.
اخطار کتبی به صورت کتبی صادر شد
تفاوت بین هشدار شفاهی و کتبی چیست؟
تعریف هشدار شفاهی و کتبی:
• هشدار شفاهی هشداری است که توسط سرپرست یا مدیر یک کارمند در رابطه با موضوعی مربوط به رفتار یا عملکرد کارمند در محل کار داده می شود.
• اخطار کتبی نامه ای است که توسط شرکت صادر می شود که در آن مشکل مربوط به رفتار یا عملکرد کارمند و عواقب در صورت عدم اصلاح آن بیان می شود.
متوسط:
• هشدار شفاهی هشداری است که به صورت شفاهی انجام می شود.
• اخطار کتبی هشداری است که با استفاده از نوشتن ایجاد می شود.
سفارش:
• در صورت وجود هر گونه مشکل انضباطی و/یا عملکرد ابتدا یک اخطار شفاهی صادر می شود.
• به دنبال اخطار شفاهی و در صورتی که کارمند علیرغم اخطار شفاهی نتوانسته است اقدامات خود را اصلاح کند، اخطار کتبی صادر می شود.
هدف:
• هدف از اخطار شفاهی این است که کارمند را از عملکرد یا مشکل رفتاری خود آگاه کند و از این طریق فرصتی برای اصلاح او ایجاد کند.
• یک هشدار کتبی برای اطلاع از عواقب صادر می شود اگر رفتار یا مشکل عملکرد مذکور در یک دوره خاص اصلاح یا بهبود نیابد.
مسائل:
• هشدارهای شفاهی در شرایطی مانند نقض استانداردها یا قوانین شرکت، ارتکاب تخلفات جزئی مانند غیبت مداوم یا انجام کار نامطلوب صادر می شود.
• هشدارهای کتبی در شرایطی صادر می شود که مربوط به غیبت، زبان توهین آمیز، آسیب به اموال شرکت، عملکرد نامطلوب، فقدان وقت شناسی، و موارد دیگر از جمله ارتکاب جرائمی مانند خشونت یا مصرف مواد مخدر باشد.
