تفاوت کلیدی - دفتر کل در مقابل موجودی آزمایشی
تهیه دفتر کل و تراز آزمایشی دو اقدام اصلی در چرخه حسابداری هستند که برای تهیه صورتهای مالی پایان سال ضروری هستند. تفاوت اصلی بین دفتر کل و مانده آزمایشی این است که دفتر کل مجموعه ای از حساب هاست که شامل معاملات انجام شده با جزئیات است، در حالی که مانده آزمایشی بیانیه ای است که مانده های پایانی دفتر کل را ثبت می کند.
دفتر کل چیست
دفتر کل مجموعه اصلی حساب‌هایی است که تمام معاملات انجام شده در سال مالی در آن ثبت می‌شود.اطلاعات دفتر کل برگرفته از مجله عمومی است که دفترچه اولیه برای درج معاملات است. دفتر کل شامل کلیه ورودی های بدهکار و اعتبار معاملات است و با طبقات دارایی تفکیک شده است. (دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه ها)
به عنوان مثال حساب‌های دارایی‌های فردی مانند وجه نقد، حساب‌های دریافتنی، پیش‌پرداخت‌ها و غیره تحت طبقه‌بندی دارایی‌ها ثبت می‌شوند.
برای مشاغل مقیاس بزرگ که تراکنش های زیادی انجام می شود، ممکن است به دلیل حجم زیاد، وارد کردن همه تراکنش ها در دفتر کل راحت نباشد. در این صورت، تراکنش های فردی در «دفترهای فرعی» ثبت می شود و مجموع آن ها به حسابی در دفتر کل منتقل می شود. این حساب به عنوان "حساب کنترل" نامیده می شود و انواع حساب هایی که معمولاً سطح فعالیت بالایی دارند در اینجا ثبت می شوند.
شکل_1: نمونه ای از موجودی دفتر کل
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی یک کاربرگ خلاصه شده است که شامل تمام مانده های دفتر در یک نقطه زمانی خاص (معمولاً پایان سال حسابداری) با هدف بررسی صحت ریاضی مانده های دفتر است. تمام مانده های بدهکار در یک ستون و تمام مانده های اعتباری در ستون دیگر ثبت می شود.
تراز آزمایشی تمام موجودی های پایانی را در یک سند واحد در یک نگاه فراهم می کند، بنابراین، استفاده از آن به عنوان یک ابزار مرجع آسان است. همچنین به افشای تعدادی از خطاهای احتمالی در صورت وقوع کمک می کند و به شناسایی نوع ورودی های مجله ای که باید برای تصحیح خطاهای شناسایی شده ارسال شوند، کمک می کند.
اهداف و کاربردهای اصلی تراز آزمایشی
برای استفاده به عنوان یک ابزار تصمیم گیری برای اطمینان از دقت ریاضی موجودی های دفتری
اگر همه تراکنش‌های یک دوره حسابداری به طور دقیق ثبت شده باشند، مجموع مانده بدهی مانده آزمایشی باید برابر با مجموع مانده‌های اعتباری باشد.
برای تشخیص و اصلاح اشتباهات در ثبت اطلاعات مالی
نوع خاصی از اشتباهات در دفتر کل را می توان از طریق تراز آزمایشی شناسایی کرد. آنها هستند،
- خطاهای حذف جزئی (فقط ورودی بدهکار یا ورودی اعتبار در حساب ها ثبت می شود)
- خطاهای انتقال به جلو (تراز پایانی اشتباه منتقل شده است)
- خطاهای ارسال محتوا (کل یک حساب کم و بیش ثبت شده است)
در صورت بروز خطا، مبلغی که باعث تفاوت می شود به «حساب تعلیق» وارد می شود تا زمانی که آنها اصلاح شوند. اگر طرف بدهی موجودی آزمایشی از سمت اعتباری بیشتر شود، مابه التفاوت به حساب تعلیقی واریز می شود و اگر مانده اعتباری بیشتر از مانده بدهی باشد، مابه التفاوت به حساب تعلیق بدهکار می شود.پس از شناسایی خطاها، اصلاح و محاسبه موجودی آزمایشی، حساب تعلیق بسته می‌شود زیرا موجودی دیگر وجود ندارد.
اما، ورودی‌های زیر باعث ایجاد اختلاف در تراز آزمایشی نمی‌شوند.
- اشتباهات اصولی (ورودی ها در نوع نادرست حساب پست می شوند)
- خطاهای حذف کامل (ورودی ها به طور کامل از حساب ها حذف می شوند)
- خطاهای کمیسیون (یک ورودی در نوع صحیح حساب ارسال شده است، اما حساب اشتباه است)
- خطاهای ورودی اصلی (مبلغ نادرست در حساب های صحیح پست شده است)
- خطاهای جبران خسارت (ورودهای نادرست در دو یا چند حساب یکدیگر را لغو می کنند)
- خطاهای برگشت کامل (مبلغ صحیح به حساب های صحیح ارسال می شود اما بدهی ها و اعتبارات معکوس شده است)
تفاوت بین دفتر کل و موجودی آزمایشی چیست؟
دفتر کل و موجودی آزمایشی |
|
| دفتر کل مجموعه ای از حساب هاست که تمام تراکنش ها را ثبت می کند. | تراز آزمایشی یک بیانیه خلاصه شده است که مانده های دفتر کل را منعکس می کند. |
| هدف | |
| هدف ثبت ورودی های نهایی تراکنش ها است. | هدف بررسی دقت ریاضی موجودی های دفتر کل است. |
| طبقه بندی حساب | |
| این با توجه به کلاس حساب ها انجام می شود | هیچ طبقه‌بندی حساب‌ها وجود ندارد. |
| دوره زمانی | |
| این تراکنش‌ها را در طول سال حسابداری ثبت می‌کند. | این در آخرین روز سال حسابداری تهیه شده است. |
خلاصه - دفتر کل در مقابل موجودی آزمایشی
در حالی که قبلاً فرآیند حسابداری بسیار زمان بر و پرهزینه بود، اکنون با استفاده از نرم افزار حسابداری خودکار می توان آن را با زمان و تلاش کمتری انجام داد. درک دقیق تفاوت بین دفتر کل و تراز آزمایشی بسیار مهم است، زیرا هر دو نشان دهنده مراحل مهمی در تهیه صورت های مالی پایان سال هستند. در صورت وجود مغایرت بین مانده بدهی و اعتبار، باید بررسی شود و پیش از اقدام به تهیه صورتهای مالی، ثبت‌های اصلاحی درج شود.
