تفاوت کلیدی - دفتر کل در مقابل دفتر کل فرعی
ثبت اطلاعات مالی فرآیندی طولانی و زمان بر است و نتیجه نهایی آن تهیه صورت های مالی پایان سال است. یک کسب و کار معاملات زیادی را در طول یک سال حسابداری انجام می دهد و این معاملات باید طبق استانداردهای حسابداری مربوطه در حساب های مختلف ثبت شوند. دفتر کل و دفتر فرعی از جمله حسابهایی هستند که معاملات تجاری را ثبت می کنند. تفاوت اصلی بین دفتر کل و دفتر فرعی این است که در حالی که دفتر کل مجموعه ای از حساب های اصلی است که تراکنش ها در آن ثبت می شود، دفتر کل یک مجموعه واسطه ای از حساب ها است که به دفتر کل مرتبط هستند.رابطه بین این دو این است که دفترهای متعدد فرعی به دفتر کل پیوست می شوند.
دفتر کل چیست؟
این مجموعه اصلی حسابهایی است که تمام تراکنش‌های انجام شده در سال مالی در آن ثبت می‌شوند. اطلاعات دفتر کل برگرفته از مجلات عمومی است که دفترچه اولیه ثبت معاملات است. دفتر کل شامل کلیه ورودی های بدهکار و بستانکار معاملات است و با طبقات حساب ها تفکیک شده است. پنج نوع اصلی کلاس یا حساب به شرح زیر وجود دارد.
دارایی
منابع بلند مدت و کوتاه مدت که مزایای اقتصادی را فراهم می کند
به عنوان مثال اموال، وجوه نقد و معادل های نقدی، حساب های دریافتنی
بدهی
تعهدات مالی بلند مدت و کوتاه مدت که باید تسویه شود
به عنوان مثال بازپرداخت وام، بهره پرداختنی، حساب های پرداختنی
سهام
اوراق بهاداری که نشان دهنده منافع مالک در شرکت است
به عنوان مثال سرمایه سهام، حق بیمه سهم، سود انباشته
درآمد
وجوه دریافتی در نتیجه انجام معاملات تجاری
به عنوان مثال درآمد، درآمد سرمایه گذاری
هزینه
هزینه های اقتصادی که یک کسب و کار از طریق عملیات خود برای کسب درآمد متحمل می شود
به عنوان مثال هزینه فروش، هزینه های بازاریابی، هزینه های اداری
شکل 1: حسابداری دفتر کل شامل معاملات ثبت شده در حساب های مختلف است
Sub Ledger چیست؟
همچنین به عنوان "دفتر دفتر فرعی" نیز نامیده می شود، این زیرمجموعه مفصلی از حساب ها است که حاوی اطلاعات تراکنش است. برای مشاغل مقیاس بزرگ که معاملات زیادی در آنها انجام می شود، ممکن است به دلیل حجم زیاد، وارد کردن همه معاملات در دفتر کل راحت نباشد.در چنین مواردی، تراکنش‌های فردی در «دفترهای فرعی» ثبت می‌شوند و مجموع آن به حسابی در دفتر کل منتقل می‌شود. این حساب به عنوان "حساب کنترل" نامیده می شود و انواع حساب هایی که به طور کلی دارای سطح فعالیت بالایی هستند در اینجا ثبت می شوند. دفتر کل فرعی می تواند شامل خریدها، مطالبات پرداختنی، مطالبات، هزینه تولید، حقوق و دستمزد و هر نوع حساب دیگری باشد.
به عنوان مثال ABC شرکتی است که حدود 75 درصد از فروش خود را به صورت اعتباری انجام می دهد. در نتیجه حساب های دریافتنی زیادی دارد. به دلیل حجم زیاد، ثبت کلیه معاملات مطالبات فردی در دفتر کل عملی نیست. ABC برای هر یک از مطالبات دریافتنی در دفتر فرعی حسابهای جداگانه ایجاد می کند تا معاملات را ثبت کند و مانده تمام حسابها را به یک حساب واحد منتقل کند که مجموعاً کل مطالبات را نشان می دهد.
این ساختار به شرکت اجازه می دهد تا اطلاعات حسابداری را در سطح خلاصه (در دفتر کل) و در سطح تفصیلی (در دفتر کل فرعی) حفظ کند.اطلاعات در هر دو سطح در تصمیم گیری های مختلف مهم است. بنابراین، سوابق باید دقیق و کامل باشند.
تفاوت بین دفتر کل و دفتر کل فرعی چیست؟
دفتر کل در مقابل دفتر کل فرعی |
|
| دفتر کل مجموعه ای از حساب های اصلی است که تراکنش ها در آن ثبت می شوند. | Sub ledger مجموعه واسطه ای از حساب ها است که به دفتر کل مرتبط هستند. |
| Nature of the Ledger | |
| یک دفتر کل واحد توسط یک شرکت نگهداری می شود. | بسیاری از دفترهای فرعی به دفتر کل مرتبط هستند. |
| حجم معاملات | |
| دفتر کل حاوی حجم محدودی از تراکنش‌ها است زیرا یک قالب خلاصه شده است. | دفترکل فرعی به دلیل ماهیت گزارش دهی دقیق، دارای حجم زیادی از داده ها است. |
خلاصه - دفتر کل در مقابل دفتر کل فرعی
در حالی که به صورت دستی زودتر تکمیل می شود، بسیاری از شرکت ها از بسته های حسابداری خودکار استفاده می کنند که در حال حاضر به حداقل مداخله انسانی برای تهیه حساب های مالی نیاز دارد. این امر باعث صرفه جویی در زمان می شود و احتمال خطاهای انسانی را کاهش می دهد. نحوه ثبت معاملات در هر دو دفتر مشابه است، تنها تفاوت بین دفتر کل و دفتر فرعی این است که حساب های دارای تراکنش های انبوه قبل از انتقال مجموع آنها به دفتر کل در دفترهای فرعی ثبت می شوند.
